Koronaviruskaudella moni joutuu opettelemaan uusia etätyön muotoja. Forum Virium Helsingille kaupunkiratkaisujen kehittäminen usean ihmisen työpajoissa on ydintoimintaa. Opettelimme nopeasti, miten yhteiskehittäminen ja fasilitointi onnistuu isollakin porukalla etänä.
Hyödynsimme Googlen ohjelmistoja ja erityisesti Googlen Jamboardia yhteiskehittämistyöpajoissa UrbanSense-, AI4Cities- ja Virtuaalivehreä-projekteissa.
1. Satsaa kutsuun
Työpajakutsuun kannattaa laittaa mukaan kaikki keskeiset linkit. Myös mahdollinen esitys kannattaa jakaa linkkinä, jotta sitä voi katsella kotikoneelta milloin haluaa. Kutsusta tulee etätyöpajan kotipesä, sinne voi aina palata ja löytää tarpeelliset linkit ja aineistot. Forum Viriumissa käytimme Googlen kalenterikutsuja, joissa oli linkki Googlen kokoussovellus Hangoutsiin sekä työpajasovellus Jamboardiin. Isommassa työpajassa kannattaa kalenterikutsuun laittaa myös yhteystieto henkilölle joka voi auttaa puhelimitse, jos tekniikka ei toimi.
2. Aloita etuajassa ja väännä ohjeet rautalangasta
Pyydä osallistujat mukaan jo 15 minuuttia ennen työpajan alkua. Näin ehditte rauhassa testata teknologian, vaihtaa kuulumiset ja esittäytyä sekä erityisesti käydä läpi päivän ohjelman. Ohjelma ja aikataulu kannattaa laittaa heti esityksen alkuun ja muistuttaa siitä usein, että kaikki tietävät missä vaiheessa ohjelmaa mennään. Muista että etätyöskentelyssä myös sosiaalinen tilanne on toisenlainen: etätyöskentelyssä työpajasta puuttuvat sosiaaliset vihjeet. Kannattaa siis varautua siihen, että kysymyksen jälkeen usein tulee kiusallisia hiljaisuuksia, ja pyytää tarvittaessa kommentteja useaan kertaan, sekä huolehtia että kaikki halukkaat pääsevät ääneen. Fasilitaattorin kannattaa omalla esimerkillään kannustaa epämuodolliseen työtapaan, jotta mahdollinen jännitys uusista työkaluista karisee pois.
3. Pidä ohjelma lyhyenä ja perehdytä tekniikkaan
Uusi etätyötapa ja intensiivinen osallistuminen kuormittavat aivoja. Päivän työpajasessioiksi esimerkiksi 2 tuntia työtä aamupäivällä, tunnin lounastauko ja kaksi tuntia iltapäivällä on jo pitkä aika, ja täyden päivän työmäärä. Jos käytät osallistujille uutta etätyöpajaohjelmaa, kuten Googlen Jamboardia, varaa sen opettamiseen rittävästi aikaa.
4. Aseta tavoite ja suunnittele hyvin
Mieti etukäteen tarkkaan, mitä haluat saada irti työpajasta. Palaa tuohon tavoitteeseen pitkin sessiota. Suunnittele työpajan materiaalit ja fasilitointi hyvin. Materiaaleilla voit auttaa osallistujia pysymään mukana ja fokusoimaan oikeisiin asioihin. Fasilitoijia voi helposti tarvita useampia, jos yksi vetää keskustelua, toinen auttaa teknisen alustan kuten Jamboardin kanssa ja kolmas tekee muistiinpanoja ja vastailee kysymyksiin. Varaudu siihen, että osallistujat saattavat tippua kokouksesta teknisistä syistä. Laita kaikki tärkeät tiedot, jopa fasilitaattorin puhelinnumero mukaan alkuperäiseen kalenterikutsuun.
5. Fasilitoi työpaja valitsemallasi tavalla ja pidä hauskaa!
Forum Virumin kokeilemassa kahdessa etätyöpajassa käytettiin Googlen Jamboardia. Se on helppokäyttöinen virtuaalinen ilmoitustaulu, jonne voi liimailla digitaalisia post-it-lappuja ja tehdä piirroksia. Forum Viriumin työpajoissa hyödynnettiin esimerkiksi Me-We-Us-menetelmää, jossa ajatuksia ja ideoita kirjataan ensin yksin, sitten pienryhmässä ja lopuksi ideat jaotellaan yhdessä eri kokonaisuuksiin. Näistä kokonaisuuksista tunnistetaan polttavimmat haasteet ja suunnitellaan niille toimenpiteet.
Pienryhmät muodostettiin erillisillä Googlen kalenterikutsuilla. Näissä tehtiin töitä tehtävänannon mukaan pienryhmissä omalle Jamboardille. Lopussa kaikki ryhmät esittelivät omat Jamboardinsa alkuperäisessä yhteiskokouksessa ja niistä koostettiin yksi yhteinen Jamboard. Jamboard mahdollistaa myös pdf:n tekemisen tuloksista, joten saat tulokset heti jakoon. Hyväksy se, että kaikki vasta opettelevat digitaalisia yhteiskehittämisen työtapoja, nauti uuden oppimisesta ja jaa opit työkavereillesi!
Näillä vinkeillä itse opettelimme virtuaalifasilitointia
- Grape People on tehnyt hyvän ja selkeän Youtube-videon jossa esitellään Jamboardin käyttö sekä perusteet virtuaalityöpajoihin.
- Facebook-ryhmä virtuaalifasilitoinnista kiinnostuneille.
- Pidimme yhteiset virtuaalikahvit Forum Virium Helsingin sisällä heti ensimmäisten virtuaalityöpajojen jälkeen. Jaoimme oppeja keskenämme ja kokeilimme työkaluja ja -tapoja.
Kuva: Helsingin kaupunki, Jussi Hellsten
Lisätietoja
Maija Bergström
#fiksukaupunki
puh. +358 40 766 1415
maija.bergstrom(at)forumvirium.fi
Tilaa uutiskirje
Älyratkaisuja kaupungeille, pilotteja yrityksille ja yhteistyömahdollisuuksia tutkimuslaitoksille – kerromme sinulle ensimmäisenä!