”Missä se sopimus olikaan?” – Tuttu tilanne yllättävän monessa yrityksessä. Sopima tarjoaa pulmaan työkaluja, jotka helpottavat sopimusten tekemistä ja hallintaa. Yritys aloitti huhtikuussa Forum Virium Helsingin ja Digibusiness-osaamiskeskuksen (Culminatum Innovation) tuottaman Kasvuvalmennuksen.
”Omat kokemuksemme johtivat Sopiman perustamiseen. Sopimiseen liittyvät käytännöt tuntuivat kohtuuttoman hankalilta, sillä niihin ei ollut olemassa kunnon työkaluja”, toimitusjohtaja Jaan Apajalahti kertoo yrityksen alkuvaiheista. ”Lopullinen vahvistus saatiin, kun testasimme ideaa markkinoilla – tarve tämäntyyppiselle palvelulle on ilmeinen.”
Etenkin pk-yrityksissä sopimuksiin ja niiden sisältämiin sitoumuksiin liittyvien riskien hallinta on usein heikoissa kantimissa. Myös sopimusaineistojen tietoturva voi olla huonosti hoidettu. ”Tähän tuomme kohennusta. Kannattaa myös pitää mielessä, että nopeat ja läpinäkyvät sopimisen prosessit säästävät kustannuksia ja aikaa yritysten hallinnossa, hankinnassa ja myynnissä”, Apajalahti toteaa.
Ennen Sopiman perustamista Jaan Apajalahdella on pitkälti taustaa edellisestä yrityksestään, tietohallinnon toiminnanohjausjärjestelmiin keskittyvästä Efectestä. Sopima perustettiin vuonna 2009. Sen tiloissa Helsingin Ruoholahdessa työskentelee seitsemän henkilön tiimi.
Uusi toimintamalli sopimiseen
Sopima® Sopimusten Verkkopankki™ -palvelussa voi laatia, hallita ja hyödyntää sopimuksia. Palvelu on älykäs eli se muistuttaa käyttäjäänsä, kun sopimus edellyttää toimenpiteitä esimerkiksi sopimuskauden lähestyessä loppuaan. Sopimusten verkkopankki sisältää tyypillisimmät yritysten käyttämät sopimustyypit ja sinne voi luoda uusia tyyppejä tarpeen mukaan. Palvelu toimii tällä hetkellä betana, lopullinen versio tulee markkinoille toukokuussa.
Loppuvuodesta lähtien yritykset voivat käydä Sopiman verkkopankissa myös sopimusneuvotteluja. Virtuaaliseen neuvotteluhuoneeseen voi kutsua myös kumppaneita, joilla ei ole Sopima-tiliä itsellään. Kutsuja pystyy määrittelemään, minkälaisia sisältöjä kukin neuvottelukumppani alueella näkee. Sopimukset voi jatkossa sinetöidä digitaalisin allekirjoituksin. Lopuksi ne lukitaan niin, ettei kukaan pääse tekemään luvatta muutoksia.
”Kyseessä on ennemminkin liiketoiminnallinen kuin tekninen kokonaisuus. Haluamme muuttaa tapaa, jolla yritykset solmivat keskenään sopimuksia. Annamme heille yhteisen väylän, jota käyttämällä sopiminen on aiempaa helpompaa”, Apajalahti visioi.
Tiukka tietoturva
Sopima® Sopimusten Verkkopankki™ on SaaS- eli Software as a Service -palvelu. Se toimii internetselaimessa, eikä edellytä erillisten sovellusten hankintaa tai järeitä it-järjestelmiä taakseen. Palvelu toimii kuukausiveloituksella. Lukukäyttäjille se on ilmainen, aktiivikäyttäjille hinta on 49 euroa kuukaudessa, asiantuntijatason käyttäjille 89 euroa. Vain toteutuneesta käytöstä veloitetaan.
”Palvelun tietoturva on pankkitasoa. Käyttämämme Microsoftin palvelinkeskukset ovat huippumoderneja ja tietoturvaltaan tarkasti kontrolloituja. Sopimukset suojataan asiakkaiden omilla avaimilla, eikä edes Sopiman henkilökunta pysty niitä avaamaan”, Apajalahti korostaa.
Jatkossa Sopima testaa palvelun laajentamista myös mobiiliin.
Kasvuvalmennuksesta tukea maailmalle
Sopiman tavoitteena on ollut alusta pitäen suunnata myös ulkomaille. Tässä sitä tukee Forum Virium Helsingin ja Culminatum Innovationin Kasvuvalmennus. Valmennusta rahoittaa pääosin Helsingin kaupunki.
”Haemme Kasvuvalmennuksesta neuvoja viestiemme kiteyttämiseen kansainvälisillä markkinoilla”, Apajalahti kertoo. ”Toimimme verkossa, joten tarvitsemme pöhinää nimenomaan sinne, esimerkiksi sosiaaliseen mediaan.”
Valmennus on lähtenyt hyvin käyntiin. ”Moniin muihin tarjolla oleviin valmennuksiin verrattuna Kasvuvalmennus on osoittautunut valintaprosessiltaan ketteräksi ja nopeaksi”, Apajalahti kiittää. ”Jo ensimmäisessä sparrauksessa annettu palaute oli hyödyksi.”
www.sopima.com
http://www.facebook.com/Sopima
http://twitter.com/Sopima
Teksti: Maija Jokiniemi