FVH kutsuu jäsenet viestintäpiknikille verkkoon

Forum Virium Helsinki on uudistanut toimintatapansa entistä läpinäkyvämmäksi ja yhteisöllisemmäksi. Uusi strategia vaatii myös uudenlaisia työkaluja. Piknik on FVH:n jäsenten ja toimiston väen yhteinen online-työalue. Sen avulla FVH kasvaa aktiivisemmaksi ja tiiviimmäksi toimijayhteisöksi, jossa sidosryhmillä on aiempaa enemmän vaikutusmahdollisuuksia FVH:n toiminnan kehittämiseen ja uusien innovaatioiden synnyttämiseen.

Toukokuussa 2009 käyttöönotettu Piknik-työkalu on Forum Virium Helsingin työvaliokunnan ja ohjausryhmän sekä toimiston väen yhteinen, verkon yli toimiva online-työalue. Kuten nimi kertoo, Piknikin sisältö syntyy jokaisen käyttäjän verkkopalveluun tuomasta annista. Sen taustalla on niin sanottu crowdsourcing-filosofia.

−Piknikin avulla voimautamme sidosryhmät osallistumaan ja vaikuttamaan aktiivisesti vireillä oleviin hankkeisiin sekä toimimaan hankkeissa jo valmisteluvaiheesta lähtien. Verkkotyökalulla saadaan toivottavasti verkoston parhaat aivot käyttöön ja pääsemme paremmin edistämään FVH:n yhteistä asiaa, hahmottelee Forum Virium Helsingin kehitysjohtaja Pauliina Smeds. Siten Piknik on lähtökohtaisesti laajempi kuin perinteinen ekstranet-järjestelmä, jossa FVH:n toimisto julkaisee sidosryhmilleen hanketietoja.

−FVH:n tehtävänä on innovoida yrityksille ja kaupungille uusia digitaalisia palveluita. Siksi on tärkeää, että olemme myös omassa toiminnassamme eturintamassa uusien sähköisten palvelujen hyödyntäjinä. Blogeihin, wikeihin, hankekohtaisiin työalueisiin ja rss-syötteisiin perustuvat ratkaisut tekevät Piknikistä FVH:n jäsenet yhdistävän ja aktivoivan kokonaisuuden, uskoo Smeds.

Tehokkaampaa ja läpinäkyvämpää hankeviestintää

Piknikissä olennainen tieto päätyy sidosryhmille aikaisempaa nopeammin. Muun muassa hankkeiden välivaiheet sekä tiedot vaikkapa tulossa olevista workshopeista, tapahtumista ja muusta ajankohtaisesta FVH-toiminnasta ovat lähes reaaliaikaisesti jäsenten käytössä.

−Piknikissä hankkeista kerrotaan jo niiden ideointivaiheessa. Työkalun avulla saadaan hankesuunnitteluun arvokkaita ideoita ohjausryhmän ja työvaliokunnan edustajilta. Piknikin käyttöönotto tarkoittaa myös sitä, ettei työvaliokunnan ja ohjausryhmän kokouspöytäkirjoja toimiteta enää sähköpostitse, vaan viralliset dokumentit löytyvät jatkossa Piknikistä, kertoo Smeds.

Myös jäsenten väliseen vuorovaikutukseen verkkotyökalu tuo uuden mahdollisuuden: jokainen Piknikiin sisäänkirjautuja luo rekisteröitymisen yhteydessä oman esittelyn, jonka kautta hän pääsee tutustumaan myös muihin Piknik-käyttäjiin.

FVH:n toimiston väellä on ollut Piknikin ominaisuuksia hyödyntävä, sisäinen Tivoli-työalue käytössään helmikuusta lähtien. −FVH:ssa on myös vastaavia hankekohtaisia online-työalueita. Uusia luodaan tarpeen mukaan, toteaa Smeds.
Online-työkalun on tuottanut kotimainen Dicole Oy.


Teksti:
Kai Tarkka

Lue myös