Tällä sivulla kerromme PilotGreen -projektin henkilötietojen käsittelystä. Käsittelemme henkilötietoja moniin eri tarkoituksiin ja monin eri tavoin. Noudatamme kaikessa henkilötietojen käsittelyssä asianmukaisia suojatoimenpiteitä ja tietosuojalainsäädännön periaatteita.

PilotGreen henkilörekisteri

1 REKISTERIN NIMI

PilotGreen -projektin (jäljempänä PG) henkilörekisteri, koostuen seuraavista osista:

henkilörekisteri
uutiskirjeiden, kutsujen, tapahtumien ja tiedotteiden rekisteri
projektikohtaiset tiedot

2 REKISTERIN PITÄJÄT

EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa (EU) 2016/679 (”GDPR”) tarkoitetut rekisterinpitäjät ovat:

Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy
Forum Virium Helsinki Oy
LAB-Ammattikorkeakoulu Oy

Yhteystiedot rekisterinpitäjille:

Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy
Y-tunnus: 2094551-1
Postiosoite: PL 4000, 00079 Metropolia
Vierailuosoite: Myllypurontie 1, 00920 Helsinki

Forum Virium Helsinki Oy
Y-tunnus: 2170029-2
Posti- ja vierailuosoite: Unioninkatu 24, 00130 Helsinki

LAB Ammattikorkeakoulu Oy
Y-tunnus 2630644-6
Posti- ja vierailuosoite: Mukkulankatu 19, 15210 Lahti

3 REKISTERIN VASTUUHENKILÖ

Vastuuhenkilönä toimii Forum Virium Helsingin tietohallintojohtaja Juhani Kantola (juhani.kantola@forumvirium.fi).

Vastuuhenkilön tehtäviin kuuluu huolehtia, että asiakasrekisterijärjestelmää käytetään asianmukaisesti mm:

tarkistaa käyttöoikeudet tarvittaessa, kuitenkin vähintään kerran vuodessa
huolehtia tietojärjestelmän tietosuojauksesta
huolehtia, että järjestelmän käyttö ohjeistetaan ja että käyttäjille järjestetään riittävä koulutus

4 REKISTERIASIOITA HOITAVA HENKILÖ

Rekisteriasioita hoitava henkilö on tietohallintojohtaja Juhani Kantola.

Rekisterin hoitajan tehtävänä on toteuttaa käyttöoikeudet niiden myöntämisen jälkeen, antaa tarkempia tietoja rekisteristä sekä rekisteröidyn oikeudesta saada tarkistaa ja oikaista itseään koskevia tietoja.

5 REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS

PilotGreen-hankkeessa (1/2023-12/2025) lisätään vehreyttä ja viihtyisyyttä kaupunkeihin kokeilemalla uudenlaisia vihreän infrastruktuurin ratkaisuja yhdessä yritysten, kaupunkien ja kaupunkilaisten kanssa. Hanketta koordinoi Forum Virium Helsinki, ja hankekumppaneina toimivat Metropolia Ammattikorkeakoulu sekä LAB-ammattikorkeakoulu. Hanke saa rahoitusta Euroopan aluekehitysrahastosta.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste: Pilot Green -hankkeen henkilörekisterissä olevien henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyltä saatuun suostumukseen.

6 REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Tietosisältö koostuu seuraavista asiakkuustiedoista:

Perus- ja yhteystiedot:

etunimi ja sukunimi
puhelinnumero
sähköpostiosoite
tieto, mitä yritystä/organisaatiota henkilö edustaa
ikä
kyselyiden vastaukset

Asiakkuuden ja yhteistyön hoitamiseen ja yhteydenpitoon liittyvät tiedot:

hankkeen palveluiden tilaus- ja peruutustiedot
palautteet
tapahtumien audiovisuaaliset taltioinnit
blogit ja muut julkaisut

Rekisteri jakautuu useampaan osaan ja kaikissa osissa ei ole kaikkia edellä mainittuja tietosisältöjä.

7 REKISTERIN SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Tiedot saadaan suoraan asiakkailta; yrityksiltä, yhteisöiltä ja yksityisiltä henkilöiltä. Lisäksi voidaan käyttää julkisia tietolähteitä kuten julkisia verkkosivustoja tai Itella Oyj:n ja Väestörekisterikeskuksen osoitepalvelua.

8 SÄÄNNÖNMUKAISET HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUKSET

Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille muutoin kuin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa tai velvoittamissa rajoissa. Henkilötietoja tallennetaan Euroopan unionin alueella sijaitsevien palvelinkeskusten lisäksi myös Yhdysvalloissa sijaitseviin palvelinkeskuksiin. Palveluntarjoajien kanssa on voimassa henkilötietojen käsittelyä rajoittavat sopimukset, joissa palveluntarjoajat vahvistavat noudattavansa Euroopan Unionin yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR). Toimintakertomuksia, tutkimustoimintaa yms. varten järjestelmästä luovutetaan vain tilastotiedot, jotka eivät sisällä henkilötietoja.

9 REKISTERIN KÄYTTÖ

Rekisteriä käyttää organisaatioiden henkilökunta.

Rekisterin käyttäminen edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttäjätunnus annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla poistetaan käyttäjätunnus.

Pilot Green -projektin henkilörekisterissä olevia tietoja käsitellään seuraavilla eri tietojärjestelmillä, sovelluksilla, ohjelmistoilla ja sähköisillä palveluilla.

Podio
Yhteisrekisterin tallennusjärjestelmä on Citrix Podio. Järjestelmän palvelimet sijaitsevat EU/EEA -alueella (Tanska).

Metropolian sähköpostijärjestelmä
Sähköpostiviestintään käytetään Metropolian Microsoft Outlook Exchange -sähköpostijärjestelmää. Metropolian sähköpostijärjestelmä toimii Metropolian omalla palvelimella Suomessa.

Forum Virium Helsingin sähköpostijärjestelmä
Sähköpostiviestintään käytetään Forum Virium Helsingin Google Workspace -sähköpostijärjestelmää. Sähköpostijärjestelmä toimii Googlen EU/EEA alueen palvelimilla.

10 REKISTERIN YHDISTÄMINEN MUIHIN HENKILÖREKISTEREIHIN

Asiakasrekisteri on vain PG:n käyttöön suunniteltu rekisteri. Päivittäminen tapahtuu asiakkaan antamien tietojen tai julkisesti saatavilla olevien tietojen (esim. www-sivustot) perusteella.

11 REKISTERIN SUOJAAMINEN

Rekisteriin sisältyvät tiedot ovat vain PG:n käytössä. Rekisteriin ei kirjata henkilötunnuksia.

Rekisteriin pääseminen edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttäjätunnus annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla poistetaan käyttäjätunnus.

Järjestelmä toimii FVH:n palveluntarjoajan ulkopuolisilla palvelimilla, joihin on pääsy ainoastaan teknisellä ylläpitohenkilöstöllä. Palvelimet sijaitsevat ympäri vuorokauden vartioidussa ja palosuojatussa palvelintilassa. Rekisterin tiedot varmuuskopioidaan automaattisesti säännöllisin väliajoin.

12 HENKILÖREKISTERIN JA REKISTERITIETOJEN SÄILYTYS, ARKISTOINTI JA HÄVITTÄMINEN

Osapuolet sitoutuvat poistamaan hankkeen aikana kerätyt henkilötiedot rekistereistään kun henkilötietojen käsittelylle ei ole enää olemassa oikeusperustetta, mutta kuitenkin viimeistään kahden (2) kuukauden kuluessa hankkeen päättymisestä.

Edellä tässä kohdassa 20. todetusta poiketen kirjanpitolain arkistoivaksi edellyttämiä, henkilötietoja sisältäviä dokumentteja säilytetään kirjanpitolain mukaisesti kuusi (6) vuotta dokumenttia koskevan tilikauden päättymisen jälkeen ja rahoittajan arkistoivavaksi edellyttämiä, henkilötietoja sisältäviä dokumentteja säilytetään rahoittajan ohjeiden mukaisesti viisi (5) vuotta sen vuoden päättymistä seuraavan vuoden alusta, jona hankkeen viimeinen maksuerä on maksettu tuen saajalle.

13 REKISTERÖIDYN INFORMOINTI

Rekisteröinnin yhteydessä henkilölle annetaan tieto siitä, että häntä koskevia henkilötietoja rekisteröidään asiakasrekisterijärjestelmään. Tietojen tallentamisen yhteydessä tallennetaan myös vahvistus siitä, että käyttäjä on tutustunut FVH:n rekisteriselosteeseen. Järjestelmää koskeva rekisteriseloste on nähtävillä PG:n www-sivuilla.

14 TARKASTUSOIKEUS JA TIETOJEN KORJAAMINEN TAI POISTAMINEN

Rekisteröity voi esittää pyynnön rekisteritietonsa tarkistamiseen tai pyytää niiden poistamista. Henkilötietojen virheettömyys tarkistetaan tarvittaessa väestötietojärjestelmästä. Yrityksien tiedot tarkistetaan tarvittaessa kaupparekisteristä tai julkisilta www-sivustoilta. Henkilö tai yritys voi esittää kirjallisesti tietojensa korjaamista tai poistamista rekisterin hoitajalle tai rekisterin vastuuhenkilölle. Pyynnön voi tehdä osoitteessa https://forumvirium.fi/henkilotietojen-muutos-tai-poisto/

Tietojen tarkistus tai poisto toteutetaan viipymättä. Rekisteriin ei sisälly sellaisia tietoja, joiden osalta tarkastusoikeutta ei voida toteuttaa.

15 KIELTO-OIKEUS

Rekisteristä ei luovuteta tietoja ilman rekisteröidyn lupaa.

16 REKISTERIHALLINTO

Tietohallintojohtaja Juhani Kantola käyttää rekisterinpitäjänä rekisteriä koskevaa päätösvaltaa.

Tietohallintojohtaja päättää

rekisterin kuvauksen ja rekisteriselosteen laatimisesta
rekisterin käytöstä, tietosisällön ja käyttötarkoituksen määrittelystä, käyttöoikeuksien myöntämisestä, rekisteröidyn informoinnista ja tarkastusoikeuden toteuttamisesta, tiedon korjaamisesta sekä tietojen luovuttamisesta
rekisterin teknisestä ylläpidosta
rekisterin suojaamisesta ja tietoturvan järjestämisestä, arkistoinnista ja hävittämisestä
rekisterin vastuuhenkilön nimeämisestä ja hänen tehtävistään.

Rekisteritoimintoja toteuttavat FVH:n palveluksessa olevat henkilöt.

17 SISÄISET REKISTERITOIMINNAN OHJEET JA KOULUTUS

Sisäiset rekisteritoiminnan ohjeet laaditaan erikseen. Henkilöstön koulutus suunnitellaan erikseen.