Forum Virium Helsinki auttaa Helsingin kaupunkia tehostamaan vapaaehtoistyön koordinointia. Tavoitteena on saada toimiva ja luotettava vapaaehtoistyön hallinta- ja resursointityökalu virastojen yhteiseen käyttöön. Tällä hetkellä Helsingin kaupungilla ei ole käytössä keskitettyä ratkaisua vaan kullakin virastolla on omat käytäntönsä. Esimerkiksi sosiaali- ja terveysviraston piirissä on tällä hetkellä 1700 vapaaehtoista, joiden toimintaa koordinoivat yksikkökohtaiset vapaaehtoistoiminnan ohjaajat vaihtelevilla käytännöillä.

Vapaaehtoistyössä on paljon käyttämätöntä potentiaalia: tutkimusten mukaan puolet heistä, jotka eivät tällä hetkellä osallistu vapaaehtoistoimintaan, lähtisivät mukaan pyydettäessä. Toisaalta on paljon yksinäisiä tai arjessa apua tarvitsevia, joille toimivan järjestelmän avulla voitaisiin tuoda helpotusta arkeen ja tarjota konkreettista tukea esimerkiksi lääkärikäynteihin tai lasten hoitoon.

Avun tarjoajat ja tarvitsijat saman palvelun piiriin

Sosiaali- ja terveysviraston pyynnöstä Forum Virium Helsinki lähti syksyllä 2013 kartoittamaan jo olemassa olevia vapaaehtoistyön toiminnanohjausjärjestelmiä. Tavoitteena oli löytää sellainen verkkopohjainen työkalu, joka mahdollistaa kustannustehokkaasti laadukkaan tavan tuoda yhteen avun tarjoajat ja tarvitsijat. Vaikka kartoitustyötä tehtiin kattavasti, markkinoilla oli hyvin vähän järjestelmiä, jotka olisivat vastanneet asetettuihin tavoitteisiin. Aivan selvitystyön viime metreillä Forum Virium Helsinki otti yhteyttä HelsinkiMissioon. Pian selvisi, että HelsinkiMissiolla on varsin samankaltaisia tarpeita ja he olivat parhaillaan rakentamassa vapaaehtoistyön koordinointiin omaa, avoimeen lähdekoodiin perustuvaa järjestelmää.

Clara.fi -palvelua kokeillaan Kinaporin palvelukeskuksessa

Alkoi tiivis yhteistyö, jonka tuloksena kevään 2014 aikana on pilotoitu Claraksi nimitettyä palvelua Kinaporin monipuolisessa palvelukeskuksessa (ks. kuva alla). Kokeilun aikana HelsinkiMissio on kehittänyt verkkopohjaista resursointityökalua ja palvelun kehittäjä Timo Kuisma onkin ollut tyytyväinen saatuun palautteeseen. ”Pilotoinnin kautta HelsinkiMissio on saanut laajempaa näkökulmaa ja ideoita vapaaehtoistyön koordinoinnin kehitykseen. Luonnollisesti myös palautteen kerääminen suuremmalta käyttäjäjoukolta on tärkeää Claran kehitystyön kannalta.”, Kuisma selventää.

 

Sosiaali- ja terveysvirastosta palvelun kehittämiseen on aktiivisesti osallistunut vapaaehtoistyön koordinaattoreista koostettu tiimi, joka toivoo Claran tuovan huomattavia parannuksia nykyisiin käytäntöihin. ”Vapaaehtoistehtävät selkeästi ja helposti nähtävillä ja vapaaehtoiseksi ilmoittautuminen on vaivatonta. Jo toiminnassa mukana olevat vapaaehtoiset pystyvät ilmoittautumaan joustavasti uusiin tehtäviin eri puolilla kaupunkia. Lisäksi vapaaehtoistoiminnan arvo sekä siihen käytettävä työpanos ja aika saadaan työkalun kautta näkyväksi”, summaa vapaaehtoistyön koordinaattori Saara Jäämies Claran hyötyjä.

Saatujen positiivisten kokemusten pohjalta Claran pilotontia on päätetty laajentaa syksyllä, jotta palautetta saataisiin vielä laajemmalta rintamalta ja monipuolisemmin. Kokeilujen kautta toivotaan viime kädessä päästävän virastojen yhteiseen toiminnanohjausjärjestelmään ja rekistereihin. Toiminnan tehostuessa vapaaehtoistyön koordinaattoreilta vapautuu aikaa esimerkiksi vapaaehtoisten kouluttamiseen, joka puolestaan mahdollistaa entistä laadukkaamman toiminnan ja vapaaehtoistyön laajentamisen.

 

Lisätietoja:

Anne-Mari Sandell
Projektipäällikkö
puh. +358 40 903 1922
anne-mari.sandell(at)forumvirium.fi